راهنمای مدیریت سایت و سامانه
انجام کارهای روزمره از پنل مدیریت، بدون نیاز به تغییر کد
ویرایش وب‌سایت
- در «محتوای صفحات»، متن‌ها، خدمات، محورهای فعالیت و مراحل همکاری را ویرایش، اضافه، حذف و مرتب کنید.
- برای محتوای تازه، از «بخش‌های تازه صفحه اصلی» یک بخش متنی و تصویری بسازید. نمایش یا پنهان‌بودن و پیوند آن قابل تنظیم است.
- بنر، نشان مؤسسه، رنگ‌ها، اندازه نوشته‌ها، شماره‌ها، نشانی و فهرست پیوندها بخش‌های جدا دارند.
- ابتدا «ذخیره پیش‌نویس» را بزنید و پیش‌نمایش را بررسی کنید؛ با «انتشار تغییرات» محتوای تازه عمومی می‌شود.
- اخبار، عکس شاخص، گالری تصاویر و پیوندهای مرتبط از «اخبار و اطلاعیه‌ها» مدیریت می‌شوند.
مدیریت حجم فایل‌ها
در «تنظیمات سامانه و فرم‌ساز ← حجم و تعداد فایل‌ها»، سقف عکس مدارک، PDF مدارک و تصاویر سایت و اخبار را جداگانه تعیین کنید. سقف هر نوع از ۱ تا ۲۵ مگابایت و تعداد نسخه سند هر فعالیت از ۷ تا ۵۰۰ است. نسخه‌های غیرفعال هم در تعداد کل حساب می‌شوند. تغییر سقف، فایل‌های ثبت‌شده قبلی را حذف نمی‌کند و محدودیت تازه روی بارگذاری بعدی اعمال می‌شود.
افزودن و کم‌کردن فیلدها
- فرم «فعالیت»، «ثبت‌نام نماینده» یا «مشخصات مدارک» را انتخاب کنید.
- «افزودن فیلد تکمیلی» را بزنید؛ عنوان، راهنما و نوع متن، عدد، تاریخ، فهرست انتخابی یا تیک تأیید را تعیین کنید.
- الزام تکمیل و شهرستان‌های مجاز را مشخص کنید. بدون انتخاب شهرستان، فیلد برای همه شهرستان‌ها نمایش داده می‌شود.
- با انتقال بالا و پایین ترتیب را تنظیم کنید. «حذف از فرم» فیلد را غیرفعال می‌کند؛ پاسخ‌های قبلی در پرونده و خروجی باقی می‌مانند.
- نوع فیلد ذخیره‌شده ثابت است؛ برای تغییر نوع، فیلد تازه بسازید و فیلد قبلی را غیرفعال کنید.
- دلیل تغییر را بنویسید و ذخیره کنید. فرم بازشده قبلی در مرورگر نماینده باید به‌روز شود.
عنوان و راهنمای فیلدهای اصلی قابل ویرایش‌اند. فیلدهای اصلی مالی و هویتی و شش گروه مدرک الزامی تسویه حفظ می‌شوند. فیلدهای تکمیلی برای ثبت اطلاعات‌اند؛ فرمول جمع هزینه از تعداد × مبلغ واحد به دست می‌آید.
الگوی تفاهم‌نامه و مدارک کلی شهرستان
- مدیر در «تفاهم‌نامه اصلی» یک الگوی PDF یا Word با فرمت DOCX بارگذاری، عنوان و دلیل انتشار را ثبت می‌کند. نسخه‌های قبل برای پیگیری محفوظ می‌مانند.
- شهرستان در فرم ثبت فعالیت، الگوی منتشرشده را دانلود و با اطلاعات خود تکمیل می‌کند.
- نسخه تکمیل‌شده باید به صورت PDF و دارای مهر و امضای مجاز در بخش «تفاهم‌نامه و نامه تسویه شهرستان» بارگذاری شود. نسخه الگوی مرجع نیز مشخص است.
- نامه درخواست تسویه باید PDF روی سربرگ رسمی شهرستان، دارای شماره، تاریخ شمسی، مهر و امضای مجاز باشد.
این مدارک برای شهرستان نگهداری می‌شوند. هنگام ارسال پرونده، نسخه همان زمان به پرونده پیوست می‌شود؛ تعویض فایل جدید، اسناد تأییدشده قبلی را تغییر نمی‌دهد.
ثبت یکپارچه ردیف‌ها و اسناد
فعالیت، هزینه و پیوست‌های هر ردیف در همان صفحه ثبت می‌شوند. ذخیره پیش‌نویس کاربر را به صفحه بارگذاری جدا نمی‌برد.
- تاریخ‌ها با تقویم شمسی یا ورود دستی مانند ۱۴۰۵/۰۸/۱۹ ثبت می‌شوند.
- برای هر ردیف، کالا یا خدمات، شرح، تعداد و مبلغ واحد را بنویسید. برای خدمات، توضیح خدمت نیز لازم است.
- اگر شهرستان قبلاً پرداخت کرده، «بازپرداخت به شهرستان» را انتخاب و فاکتور و رسید واریز قبلی را در همان ردیف پیوست کند. حساب مقصد، حساب دریافت‌کننده وجه شهرستان است.
- اگر مؤسسه باید مستقیم به فروشنده بپردازد، «پرداخت مستقیم به فروشنده» را انتخاب کند. برای این ردیف فقط فاکتور لازم است و حساب مقصد و نام دریافت‌کننده باید مربوط به فروشنده باشد.
- نام فروشنده، مشخصات فاکتور، مهر و تاریخ سند و حساب، کارت یا شبای مقصد را مشخص کنید.
- تفاهم‌نامه تکمیل‌شده و نامه تسویه رسمی را پایین همان فرم پیوست کنید. مدارک تکمیلی تنظیم‌شده توسط مدیر نیز همان‌جا دریافت می‌شوند.
- با «ذخیره پرونده و پیوست‌ها» پیش‌نویس را نگهداری و با «ذخیره و ارسال برای بررسی» پرونده کامل را ارسال کنید. اگر بارگذاری قطع شد، همان پیش‌نویس را ادامه دهید؛ فایل‌های موفق قبلی در پرونده باقی می‌مانند.
بررسی و ثبت پرداخت
حسابدار و حسابرس، اسناد هر ردیف و مدارک کلی شهرستان را بررسی می‌کنند. رسید واریز قبلی فقط برای ردیف بازپرداخت به شهرستان لازم است. درج تیک مهر، امضا یا سربرگ جای بررسی اصل PDF را نمی‌گیرد. پس از تأیید نهایی، مسئول مالی پرداخت انجام‌شده را به تفکیک ردیف با رسید واقعی و مرجع بانکی ثبت می‌کند. سامانه وجه منتقل نمی‌کند.
اگر تنها بعضی ردیف‌ها پرداخت شده باشد، وضعیت «بخشی از ردیف‌ها پرداخت شده» نمایش داده می‌شود. مبلغ و حساب مقصد ردیف پرداخت‌شده قابل بازنویسی نیست. بایگانی، سوابق پرداخت و جمع مالی را حذف نمی‌کند. پرونده‌های قدیمی و اسناد آن‌ها محفوظ‌اند؛ برای ادامه ثبت با فرم جدید، مدارک باید به ردیف مربوط پیوست شوند.
ثبت کالا و خدمات
در ریز هزینه‌های فعالیت، هر ردیف به‌طور پیش‌فرض «کالا» است. اگر ردیف مربوط به خدمات است، «خدمات» را انتخاب و توضیح خدمت ارائه‌شده را کامل کنید. عنوان، تعداد و مبلغ هر واحد برای هر دو نوع لازم است. در «اطلاعات واریز ردیف» یکی از شماره حساب، شماره کارت یا شبا را انتخاب و وارد کنید. حساب ۵ تا ۳۰ رقم، کارت ۱۶ رقم و شبا IR به‌علاوه ۲۴ رقم دارد. ساختار و رقم کنترل بررسی می‌شود؛ تأیید مالکیت و استعلام بانکی همچنان به بررسی مسئول مالی نیاز دارد. شماره و نوع حساب در تمام خروجی‌ها درج می‌شود. سامانه مبلغ هر ردیف و جمع فعالیت را محاسبه می‌کند؛ تمام این اطلاعات در گزارش شهرستان نمایش داده می‌شوند.
نمایندگان و همکاران مالی
متقاضی ابتدا حساب می‌سازد. مدیر از «حساب‌های کاربری» حساب را پس از بررسی هویت فعال می‌کند. سپس درخواست نمایندگی شهرستان در سامانه بررسی و تأیید می‌شود. دسترسی حسابدار و حسابرس از «مدیریت دسترسی‌ها» و بر اساس ایمیل حساب فعال تعیین می‌شود. مدیر می‌تواند مشخصات نماینده را اصلاح یا دسترسی نمایندگی را با ثبت دلیل لغو کند؛ سوابق مالی حذف نمی‌شوند. بودجه هر شهرستان از بخش بررسی ثبت‌نام‌ها قابل تنظیم است و از مبلغ دارای تأیید نهایی کمتر نمی‌شود.
دریافت خروجی کامل شهرستان
- در «گزارش‌های مالی»، شهرستان را انتخاب کنید.
- با «بسته کامل اسناد و گزارش‌ها»، یک ZIP شامل اصل تمام نسخه‌های مدارک مربوط، گزارش HTML، CSV، JSON و راهنمای بسته دریافت می‌شود. بسته مدیر شامل سوابق بایگانی نیز هست.
- ZIP را کامل استخراج و report.html را باز کنید. پیوند مدارک به فایل‌های داخل همان بسته متصل است. از «چاپ / ذخیره PDF» برای تهیه نسخه چاپی استفاده کنید.
- شرح کالا و خدمات، روش پرداخت هر ردیف، مقصد و مبلغ پرداخت، فاکتورها و رسیدها، تفاهم‌نامه تکمیل‌شده، الگوی مرجع، نامه تسویه و سربرگ رسمی، فیلدهای تکمیلی و سوابق در خروجی‌ها موجودند. تاریخ‌های نمایشی و CSV شمسی‌اند. نسخه فعال و غیرفعال مدرک مشخص می‌شود.
مبالغ به تومان است. بایگانی پرونده پرداخت‌نشده آن را از جمع هزینه‌های فعال خارج می‌کند؛ پرداخت ثبت‌شده حتی پس از بایگانی در حساب شهرستان باقی می‌ماند. سامانه انتقال وجه بانکی انجام نمی‌دهد.
پشتیبان‌گیری و بازگرداندن تنظیمات
از تنظیمات سایت و سامانه می‌توانید خروجی JSON بگیرید و دوباره وارد فرم کنید. ورود فایل ابتدا برای بازبینی است و نیاز به ذخیره یا انتشار دارد. در سابقه سامانه، ۱۰ تغییر اخیر تنظیمات با دلیل و نسخه پیشین قابل مشاهده است. این فایل‌ها فقط تنظیمات‌اند؛ نسخه پشتیبان کامل حساب‌ها و اسناد باید از پایگاه داده سرور تهیه شود. بسته کامل شهرستان نیز برای دریافت مجموعه اسناد همان شهرستان است.